¿Cómo hacer un oficio? Con las pautas más sencillas

Sin duda, en algún momento de su vida, recibió una carta u otro documento similar que contiene una solicitud o informe sobre un evento; o quizás fue usted quien debió haber hecho una carta formal, pero no pudo. Pero no se preocupe, porque aquí puede aprender cómo hacer un oficio, y le diremos cuáles son las reglas para formalizar un documento si necesita presentarlo a una empresa o agencia gubernamental.

cómo hacer un oficio

Si eres de esas personas que no saben cómo hacer un oficio, has venido al lugar indicado, porque en este puesto podrás conocer con nosotros las reglas que deben seguirse para poder estructurarlo, cómo se clasifican, qué contenido debe ser redactado, y las normas para estructurarlo de la manera correcta.

Continúe leyendo esta publicación hasta el final porque no sabe cuándo podría necesitar presentar una petición que puede ser de gran beneficio para usted.

¿Cómo hacer un oficio?

Aunque usted no lo crea, hay muchas personas, sobre todo las que nunca han trabajado en una oficina, que no tienen ni la menor idea de cómo hacer un oficio; y, aunque han realizado cartas informales para familiares y amigos, pronto se dará cuenta que si bien tienen cierta relación, son muy diferentes una de la otra.

Por lo pronto, antes de seguir adelante, primero queremos partir de lo más básico, enseñándole lo que es un oficio

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¿Qué es un Oficio?

Un documento oficial es todo aquel que cumple la función de informar sobre una resolución, opinión, acuerdo, orden, informe o cargo.

Casi cualquier institución puede crear o dedicarse a actividades profesionales, ya sean escuelas, agencias gubernamentales, sindicatos y asociaciones sociales, o cualquier persona en general, pueden realizar diferentes documentos, ya que saben cómo hacer un oficio y enviarlo a diversos destinatarios.

Pero antes de aprender cómo hacer un oficio, es fundamental saber cómo están conformados estos documentos

  • Membrete que publicitar una empresa o agencia
  • Fecha, como su nombre lo indica, da validez al trámite sobre el día en que se elabora
  • Lugar (puede ser opcional) en donde se realiza el oficio
  • Número este es un indicador, generalmente una hoja de papel
  • Destinatario, la persona o personas a quienes está dirigido el documento
  • Asunto, Esta es la esencia del documento, el tema a tratar
  • Ayuda, esto es necesario cuando la profesión requiere verificación
  • Cuerpo o texto el mensaje que se va a transmitir
  • Despedida, la cual puede ser formal o informal, ya que aunque no se puede prescindir de ella, esta puede variar de un documento a otro
  • Firma, es la rúbrica manuscrita de la (s) persona (s) responsable (s)
  • Aplicación  Se puede utilizar o no, siempre dependerá del sujeto y del responsable

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¿Cómo se Clasifican?

Actualmente, diversas transacciones se pueden clasificar según su uso, el tipo de empresa o institución que las emite, según el tipo de persona a quienes van dirigidas; y también dependiendo del destino que tengan.

Procedencia

Cuando haces un documento o lo recibes, debes conocer su contenido, saber si fue emitido por una empresa privada, una agencia gubernamental, o si también fue escrito por una persona común, ya sea una persona jurídica o un particular. Más adelante en este artículo veremos cuáles son las características distintivas y qué las hace reconocibles.

Lugar de Destino

En el caso de este tipo de documentos, a su vez, se dividen en dos tipos, oficios internos, y según la cantidad de personas que lo van a recibir

Internos

Son los que se emiten a personas que trabajan en la misma empresa u organismo gubernamental, y que se envían directamente al destinatario; ya sea en persona o por correo electrónico, Skype o similar.

Para el caso de los oficios internos, a su vez se dividen en documentos locales y extranjero, en donde es muy sencillo discernir cuando se trata de un oficio que tiene como destinatario a un empleado que trabaja en la misma sucursal, este se define como local; mientras que cuando el destinatario trabaja en la misma empresa, pero en una sucursal distinta, en este caso se define como interno externo.

En cuanto a la forma de realizar el comercio exterior, esto se hace cuando queremos transferir información ya sea al público en general, o a una empresa específica, o a cualquier organismo gubernamental que lo amerite; En resumen, estas ofertas están dirigidas a personas que no trabajan para su empresa.

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Cantidad de Personas que lo recibirán

Esta es nuestra tercera forma de clasificar los oficios en función del número de personas que los recibirán. En el mismo orden de ideas, las clasificaremos en oficios directos simples y directos múltiples.

Para saber cómo hacer un oficio, como mencionamos al principio, primero necesitamos saber a quién va dirigido; en el caso del documento directo simple, se dirige a un único destinatario, ya sea un particular, una empresa, una agencia gubernamental, una tienda o similar.

Cuando se trata de una empresa, en este caso, lo más recomendable es que cuando vaya a completar una información, la envíes a nombre del propietario o responsable; Asimismo, si desea que sea más serio y significativo para el negocio, debe tener el trato emitido por la institución para la que trabaja.

Cabe señalar que existen ciertas excepciones a esta regla en términos de vigencia, ya que en el caso de documentos emitidos por una institución educativa o instituciones bancarias, incluidas, también son oficialmente válidas.

Si tiene que hacer un oficio múltiple, es decir, que será dirigido a grupos de personas o empresas, puede relajarse un poco, porque aunque suelen tener la misma estructura en su composición, tienen la ventaja de que puede utilizar una escritura menos personalizada y un poco más conversacional.

Esto quiere decir, que no es necesario colocarle un nombre de destinatario o receptor, sino con un simple “A quien pueda interesar”, es más que suficiente.

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¿Cómo Hacer un Oficio Formal?

Antes de realizar un documento oficial, debe saber que suele constar de una o dos páginas dependiendo de la información que se presente. Además, el papel debería ser normalmente del tamaño de una carta (21,59 cm x 27,94 cm); pero eso no significa que no pueda elegir tamaño A4 (21 cm x 29,7 cm) o carta (21,59 cm x 35,56 cm), aunque esto no es muy común.

Otra de las cosas que debe tener presente cuando desea saber cómo hacer un oficio, son las reglas que están establecidas.

Reglas básicas al hacer un oficio

  • Se redacta en primera persona
  • No se exceda el largo de dos páginas
  • Debe ser escrito a renglón cerrado o renglón medio
  • En este mismo orden de ideas, cuando aprendemos cómo hacer un oficio, debemos tener presente que para que este tenga carácter formal, es necesario que cumpla con lo siguiente
  • Debe colocar el lugar en que se realizó el documento
  • Fecha, y hora deben ser explícitas, indicando el día, mes y año
  • Destinatario, si se trata de un oficio sencillo como el que explicamos al principio de este post, entonces debe recordar que no puede faltar el nombre y la dirección de la persona, empresa o agencia gubernamental a quien se dirige esta transacción. Asimismo, cuando se trata de un servicio público, un simple “a quién le puede interesar” es más que suficiente.
  • Es necesario que contenga el motivo del oficio
  • Si existen antecedentes o anexos al oficio, se sugiere que los agregue, de ser necesario
  • Una vez que haya terminado su exposición de motivos o contenido, debe incluir una despedida sincera y, si es necesario, dejar abierta una oportunidad para una posible respuesta, o la continuidad de lo dicho.
  • Para finalizar se coloca el sello y rúbrica de quien emite dicho oficio, seguido de la firma y sello de la empresa
  • En caso que no se trate de una empresa o ente gubernamental, no se requiere de sello, si no se cuenta con uno

En cuanto a la numeración que en algunas ocasiones vemos en el documento, este corresponde a un número de serie o una abreviatura que identifica el lugar de origen.

De igual manera, las letras que suelen aparecer en la parte inferior izquierda de la página corresponden a la persona asignada para hacer el trabajo y al jefe o supervisor de ese trabajo.

Pero no se preocupe si no tiene sello, numeración o acrónimo, porque esta es una modalidad que ha sido estandarizada por empresas que ejecutan acuerdos diligentemente.

Esta información, como ya hemos mencionado, es opcional y no cambia el contenido ni el propósito del oficio. Podemos entender que lo publique o no, es irrelevante y dependerá directamente de quién realice el documento en cuestión.

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¿Qué son los Oficios de Petición?

Este es un documento 100% oficial que generalmente se envía a alguna autoridad para solicitar un producto o servicio específico. Suele utilizarse entre agencias gubernamentales o agencias oficiales cuando realizan una solicitud a la autoridad responsable de procesar esa solicitud.

Si en algún momento necesitas realizar una solicitud, compartiremos con usted algunas recomendaciones que le serán de mucha utilidad, a la hora de redactar el oficio

¿Cómo se redactan?

Como explicamos en el apartado anterior, este es un documento completamente diferente al del que hablamos anteriormente, por lo que si necesita hacer una solicitud, o pedir algo, debe recordar que su estructura es diferente a las demás, por lo que es necesario que preste atención a las siguientes direcciones

  • Tanto el lugar como la fecha de emisión, en este caso, deben colocarse en la esquina superior derecha de la página
  • Ya que estamos hablando de un documento oficial, debe indicar el número de página o clave del oficio
  • Seguidamente debe introducir los datos del destinatario
  • Es fundamental colocar el nombre completo, el cargo que ocupa, y la institución a la cual se emite el oficio de petición
  • Lic. Benito Pérez Rendón, Director de la Orquesta Filarmónica de Valencia España
  • Una vez que haya colocado el destinatario, es momento de comenzar con la redacción del oficio
  • Primero debe comenzar publicando el tema, que debe estar escrito en un lenguaje claro y simple, explicando lo que desea lograr con este documento
  • En caso de continuar o dar respuesta a una solicitud previa, es recomendable hacer un breve resumen de la solicitud anterior para que el lector pueda recordar de qué se trataba o qué significa
  • Después de haber hecho este resumen rápido, es hora de detallar ahora sí, el motivo de su solicitud, argumentando cuáles son sus necesidades y requisitos
  • Por último, debe escribir un adiós sincero y amable, dejando su deseo por una respuesta lo antes posible.
  • Un poco más abajo de su despedida, puede colocar si así lo desea un  “Atentamente”
  • Coloque sus datos y el cargo que desempeña, así como la institución que representa o que emite la carta
  • En el caso de que sea una carta personal, solo tiene que colocar sus datos, número de identificación, y un teléfono para que lo puedan ubicar, para una posible respuesta

Tenga en cuenta que después de imprimir la petición, debe firmar y colocar el sello de la empresa o agencia gubernamental, en caso de que se trate de una

Le podemos sugerir que imprima varias copias de su oficio de petición, para que puedan ser enviarlas a la vez, a cada una de las entidades que así lo amerite.

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Diferencia entre Oficio de Petición y Carta de Petición

Para explicarlo en pocas palabras y sin entrar en detalles engorrosos, podemos sostener que el oficio de petición es como tal un documento o comunicación por escrito, que es de naturaleza puramente formal.

Es empleado por funcionarios u organismos gubernamentales de diversos departamentos públicos y privados y tiene como finalidad, según la persona o empresa que lo emitió, difundir normativas, consultas, órdenes, informes, entre otras cosas.

Asimismo, sirve, entre otras cosas, para la preparación de acuerdos, cooperación, expresiones de agradecimiento; y la principal diferencia es que cuando se concluye un oficio, sus elementos deben colocarse ya que es obligatorio, y las cartas de petición suelen ser utilizadas por particulares y empresas.

Si necesitas enviar una carta de petición a una agencia gubernamental, debe saber que aunque no sea una persona jurídica, debes seguir las reglas que ya hemos comentado, porque esto le dará la seriedad y el carácter a su solicitud.

Según los expertos en esta materia, cuando usted sabe cómo hacer un oficio de petición, y este está bien redactado, es muy factible que reciba respuesta más rápidamente, y casi siempre, con buenas noticias.

Consejos Para Redactar un Oficio

Como hemos visto a lo largo de esta publicación, elaborar un oficio  no es una tarea tan difícil como pensaba al principio, solo debe seguir las pautas y reglas que están establecidas y seguir estos últimos consejos.

  • Tómese su tiempo, y verifique que los datos estén escritos correctamente, es fundamental que sea muy cuidadoso a la hora de colocar el destinatario
  • Tenga en cuenta que si va a presentar una petición, debe tener un destinatario quien es el que le va dar respuesta, por lo tanto, “a quién pueda interesar” no se puede escribir en este tipo de oficio
  • Si pone a quien corresponda en un oficio de petición formal, esto no le da carácter ni seriedad; pero si, por el contrario, sabe a quién se enviará su documento, está demostrando que sabe quién es el responsable  de dar respuesta a su solicitud
  • Sea lo más específico posible al escribir su contenido, no tiene que pasar por tantos giros y vueltas para terminar diciendo lo mismo
  • Una cosa muy importante, asegúrese de que todos los que lean su oficio tengan la capacidad de entender lo que quiere transmitir
  • Presta mucha atención a todos los consejos y trucos que recibió a lo largo de esta publicación, porque simplemente siguiendo nuestros pasos, podemos asegurarle de que puede hacer el trabajo a la perfección

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Carta de presentación

Muy a menudo, los solicitantes de empleo se olvidan de las cartas de presentación y las dejan para el último minuto, por lo que no tienen tiempo suficiente para incluir información importante y relevante en ellas. Si bien esto puede no parecerlo, puede afectar sus posibilidades de encontrar un buen puesto de trabajo.

Veamos por qué necesita saber cómo hacer un oficio o carta de presentación, sí está buscando empleo.

Como ya sabemos, es  fundamental  dar una buena primera impresión, especialmente cuando se trata de una carta de recomendación para un trabajo. Este sencillo documento brinda a los reclutadores la oportunidad de aprender más sobre usted, tanto como persona como como profesional.

Escribir es una excelente manera de diferenciarse de sus competidores y llamar la atención, porque no todas las personas que solicitan un trabajo son convocadas para una entrevista. Asegúrese de adaptar su carta de presentación al trabajo que está solicitando y asegúrese de corregir los errores ortográficos y gramaticales.

Cómo elaborar una carta de presentación

Al igual que la ortografía y la gramática, su estilo y tono de comunicación son importantes para su carta de presentación. Las palabras que usa en su carta le dicen al lector cómo procesa la información y se comunica con otras personas.

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La capacidad de comunicarse de manera eficaz es esencial en cualquier industria o trabajo, tanto que la elección correcta de las palabras expresa claramente su interés en trabajar para la empresa y su determinación de demostrar que es el mejor candidato. Por este motivo, cabe señalar que en algunos casos la carta de presentación se vuelve más importante para el reclutador que el currículum.

Por lo tanto, es muy importante ser honesto en su carta de presentación y escribir sobre su interés en trabajar para la empresa. Es posible que se le perdone por omitir información en una carta o por escribir mal, pero es imperdonable que mienta sobre la información proporcionada.

Ejemplo de cómo hacer un oficio

Este es tan sólo un ejemplo por el que usted se puede guiar, si en algún momento redactar una carta. Ya usted tiene el conocimiento que adquirió a través de este post, y sabe cómo hacer un oficio; lo único que le resta es poner en práctica nuestros consejos, y si fuese necesario, guiarse por este ejemplo que le dejamos a continuación

Caracas, 31 de agosto, del año 2020 (ubicación, día, mes y año)

Señores:

Pingüino Digital (empresa o institución destinatario del oficio)

Sr. Juan José Urquiola, Gerente General (receptor, o persona a quien va dirigida la carta específicamente)

Comunicado (motivo del asunto y contenido)

A través de la presente nos dirigimos a usted, después de extenderle un cordial saludo, para comunicarle la solicitud que tienen un grupo de estudiantes del 5to año de educación secundaria, de la Unidad educativa privada, Vicente Emilio Sojo; la cual se encuentra ubicada en la avenida Perimetral de San Antonio de Los Altos.

Cómo ya están a punto de culminar sus estudios en la mención procesamiento de datos, solicitamos ante sus buenos oficios, la posibilidad de considerar sean asignados a un período de pasantías en su empresa; ya que este es un requisito que deben  cumplir nuestros jóvenes, para poder completar los requisitos necesarios para poder graduarse y obtener el título de Bachilleres como técnicos medios en Informática.

Contamos con una plantilla de 12 estudiantes entre varones y hembras, los cuales puede asignar en cualquiera de los departamentos de su empresa, que sean afines a los conocimientos que han adquirido en sus años de preparación.

Sin más a qué hacer por el momento, y esperando de antemano su valiosa y pronta respuesta.   (Despedida)

Queda de Usted muy atentamente

Lic. Gladys Rosario de Muñoz, Directora del plantel

0426-3668527 – 0212 3835446 (número para posible respuesta)

gladysrdemuñ[email protected] com

Lo/Gm  (persona que redactó el oficio y quien lo autorizó)

Como ya le comentamos antes, este es tan solo un ejemplo que usted puede seguir, para realizar cualquier tipo de carta que necesite.

Ya sabe cómo hacer un oficio, y cuáles son las pautas que debe seguir, así como las reglas que se han establecido en cuanto a redacción y estructura.

Tenga presente siempre a quién o quienes va dirigido su oficio, para que sepa cuáles son las reglas que debe aplicar, para que su documento tenga el carácter formal que necesita, o en su defecto, para que no lo sea tanto.

Ahora queda de su parte, poner todo el conocimiento adquirido a través de este post, y ponerse manos a la obra.

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